Kategori : Proje Yönetim Sistemleri

Sizin için en uygun olan proje yönetimi yazılımını araştırmaya başlamadan önce kendinize şu soruları sormalısınız:

-Üzerinde çalışacağınız projeler ne kadar büyük?

-Projede bir defada kaç kişi çalışıyor olacak?

-Mobil erişim gerekiyor mu?

-Öngördüğünüz bütçe ne kadar?

Bu sorulara cevap verdikten sonra ciddi bir şekilde araştırmanıza başlayabilirsiniz. İlk olarak, istediğiniz proje yönetimi yazılımının türüne karar vermeniz gerekir: Web tabanlı, SaaS ya da özgün bir çözüm.

İkisi arasındaki temel farklılıkların anlamaya çalışalım.

@@1499@@

Web tabanlı / SaaS çözümleri

Web tabanlı proje yönetimi yazılımı,  verimliliği artırırken maliyetleri düşük tutmak isteyen küçük işletmeler arasında daha popüler olma eğilimindedir. Web tabanlı proje yönetimi yazılımının kurum içi diğer yazılım araçlarına göre iki ana avantajı vardır: Daha düşük maliyet ve mobil erişim.

-Maliyetler

Web tabanlı bir çözümle maliyet tasarrufu potansiyeli, kuruma özel geliştirilmiş bir sistem için gerekli olan geniş kapsamlı donanım ve yazılım bileşenlerinin ortadan kaldırılmasından kaynaklanmaktadır. Bu bileşenler, sunucuları, terminalleri veya erişim noktalarını, lisansları, uygulamaları,  BT desteği ve yazılım yükseltmeleri gerektiren bakım sözleşmelerini içerebilir. Sistemin boyutuna bağlı olarak, bu tür yerinde kurulum için gerekli yatırım, fiziksel sunucular için $ 6,000 ila $ 8,500, lisans başına 300 ila 495 $ ve BT desteği için kullanıcı başına 95 ila 120 $ arasındaki bir ücret olabilir. Buna karşın, bir SaaS platformu ile ilgili maliyetlerde ayda bir kullanıcı başına 15-100 ABD doları arasında değişen fiyat esas alınır (ancak bazı hizmetler önceden yıllık ödeme gerektirebilir). Bu ücret BT desteğini, güncellemeleri ve mobil cihazlardan erişilebilen bir platformu da içerir. Ayrıca, hizmet düzenli güncellemeler içerdiğinden yazılım güncelliğini kaybetmeyecektir. Web tabanlı çözümün dezavantajı da, bazı tahminlere göre, abonelik tabanlı SaaS proje yönetimi yazılımı uzun vadede kullanıldığında maliyetin yüksek çıkabilme potansiyelidir. Fakat giderek daha da artan sayıda işletme sahibi, bir başka önemli fayda sağlamak için ekstra maliyet ödemeye sıcak bakmaktadır: Mobil erişilebilirlik.

-Mobil erişim

Paydaşları dünyaya bağlayabilme ve bir projenin durumunu gerçek zamanlı olarak iletebilme özelliği Web tabanlı yazılımların en önemli avantajlarından biridir. Mobil erişimin Web tabanlı proje yönetimi yazılımına özgü olmadığını belirtmek gerekir. Aslında giderek artan sayıda yerinde çözüm, mobil bağlantı ve sosyal haber kaynakları aracılığıyla uzaktan erişim sağlıyor.

Yerinde Kurumsal Çözümler

Kurumsal proje yönetimi çözümleri neredeyse her zaman maliyetlidir. Bununla birlikte, çevrimiçi platformlara göre iki benzersiz avantaj sunar: daha fazla güvenlik ve daha fazla özelleştirme.

-Güvenlik.

yerinde proje yönetimi yazılımıyla ilgili data hırsızlığı riski, üçüncü parti sunuculardan verilen hizmet kadar yüksek değil. Şirket içindeki kendi sunucularınızı kullanırken daha yüksek güvenlik seviyesine sahip olabileceğinizi düşünüyoruz. Kendi sunucularınızı barındırmak, sunuculara ve verilerinize sistem çapında erişimi olan insan sayısını büyük ölçüde sınırlar ve böylece risklerinizi azaltır. SaaS'ın güvenlik seviyesini kurumsal çözümlerle karşılaştırırken, göz önüne alınması gereken diğer başka kilit sorular da var: Bir üçüncü tarafın proje yönetimi verilerinizi kontrol etmesi mi daha rahat ya da şirket içinde kontrol sağlamanız mı gerekiyor? Örneğin, şirketinizin projeyle ilişkisi bittiğinde veya beklenmedik bir şekilde başka bir şirketle birleştiğinde verilerinize ne olur?

-Özelleştirme.

Özelleştirme çoğu işletme için, özellikle özel ürünler dahil olduğunda önemli bir tedirginlik kaynağıdır. Yazılımın tescilli sistemlerle entegrasyonu önemli olabilir. Çoğu Web tabanlı platform, "özelleştirme" yeteneklerini sunarken, genellikle yalnızca bir takım önceden belirlenmiş parametreler içinde platformu uyarlayabileceğinizi anlatmak ister. Buna karşılık, özelleştirilmiş proje yönetimi yazılımı neredeyse tamamen yapılandırılabilir olacak şekilde tasarlanmıştır. Buna ek ekranlar, veri nesneleri ve iş akışları dahildir. Özelleştirilmiş bir uygulama programlama arabirimi (API), büyük veri kümelerinin entegrasyonu için sıklıkla gereklidir ve genellikle işbirliği ve risk yönetimi için kritik önem taşır. Özelleştirilmiş bir sistemin bir dezavantajı da, tasarım ve uygulamanın genellikle daha uzun sürebilmesidir.

Proje Yönetimi Yazılımı Özellikleri

Bir sistemi seçerken bakmanız gereken bazı temel proje yönetimi özellikleri şunlardır:

1-Zaman Takibi

- Bu, genel verimlilikte vazgeçilmez bir bileşen olup, proje yöneticilerinin maliyetleri gözlemlemesine, paydaşların önceden zaman tahmininde bulunmasına, her göreve zaman ayırmasına ve o sırada ne yaptığını not etmesine izin verir.

2-Faturalandırma

- Zaman izleme özelliği ile genellikle entegre olan faturalandırma oldukça otomatikleştirilebilir bir özelliktir.

3-Bütçeleme

- Proje maliyetlerini tahmin etmek, proje yönetimi yazılımı ile sadece daha kolay değil  aynı zamanda çok daha isabetlidir. İdeal bütçeleme özelliği, zaman ve masraflar, çapraz ücret, çoklu oranlar ve para birimleri, nakit akışı gereksinimleri, işçilik, harcamalar ve hem fiili hem de tahmini maliyetlerin otomatik hesaplanmasını sağlar.

4-Risk analizi

- Tehlike, fırsat, risk olasılığı, hassasiyet analizi, risk korelasyonları ve risk olasılığı ile ilgili bir dizi diğer bileşeni içeren verileri birleştiren risk analiz özelliği, proje yaşam döngüsünü çok daha doğru bir şekilde analiz etmeyi sağlar.

5-Dosya paylaşımı

- İşbirliğinin kilit bileşeni olan dosya paylaşımı, tüm proje belgeleri için merkezi bir konum oluşturarak bir değişiklik meydana geldiğinde bildirim gönderir. Yerel sunucularda veya bulutta olsun, dosya paylaşımı, her şeyi organize eden kolay bir ara yüze sahip olmasının yanında güvenlik de sağlamalıdır.

6-E-posta entegrasyonu

- Proje yönetimi için bir diğer önemli unsur olan e-posta entegrasyonu, paydaşların bir proje üzerinde çalışırken iki farklı platform arasında gezinmesini önler. Bu özellik, genellikle e-posta izleme ve geçmiş, otomatik e-posta hatırlatıcıları ve hızlı iletişim için çeşitli şablonları içerir. Çoğu platform, e-posta adreslerini, bu e-postayla ilişkili bilinen tüm sosyal medya profilleriyle entegre etme yeteneğine sahiptir ve ayrıca tüm iletişim araçlarını birbirine bağlar.

7-Problem takibi

- Problem takibi, paydaşların dikkat gerektiren konuları rapor etmesine olanak tanıyarak çeşitli problemlerin izlenmesine olanak tanır. Problem tanımlamaları etkilenen sistemlerin statü bildirimleri oluşturularak gerçek zamanlı izlenmesiyle oluşturulur, dokümantasyon ve raporlama yapılır.

8-Gantt grafikleri

- Planlamanın ve çizelgelemenin kritik bir bileşeni olan Gantt çizelgeleri, görsel bir zaman çizelgesi aracılığıyla projenin geniş açılı görünmesini sağlar. Gantt-chart özelliği, tüm paydaşların yaptığı çalışmaları görmenize, çıktıları izlemenize ve planlanan öğeleri gerçek sonuçlarla karşılaştırmanıza olanak tanır. Bu bilgi, proje yöneticilerinin teslim tahminlerini hassaslaştırmasına ve işlemleri daha akıcı hale getirmek için görevlere öncelik vermesine yardımcı olur.

@@1397@@

Gelişmiş özellikler

Pek çok sistem, maliyetleri genellikle arttıran gelişmiş özellik ve hizmet sunar. Bunlardan bazıları aşağıdadır:

1-Gider / zaman çizelgesi uyarıları

- Vaktinde yanıt verme yeteneği, biraz maliyetli olan platformlarla artırılabilir. takvim, görevler, belgeler, tasarım, sorunlar ve tartışmalar içeren uyarılar e-posta yoluyla gönderilir.

2-Birden fazla proje çizelgesi

- Proje yönetimi, bir proje içerisinde birden fazla ilişkinin ayrıntılı bir şekilde iç içe geçmişliğini ortaya koyan görsel gösterimlerle basitleştirilmiştir.

3-Gelişmiş görev yönetimi

- Gelişmiş bir görev yönetimi, bir şablon seçimi yoluyla veri girişini basitleştirerek raporlamadaki esnekliği artırır. Bu özellik, otomatik iş akışlarından yararlanma, görevlerin otomatik olarak atanması ve paydaşların e-posta yoluyla uyarılması gibi faydalar sağlamaktadır.

4-Kaynak planlaması

 - Kaynaklarınız insan, ekipman veya boş odalar olsun fark etmez, kaynak planlaması her biri için ayrı ayrı kullanılabilirliği ve kapasiteyi ortaya koyar.