Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Piyasada pek çok doküman yönetim sistemi bulunmaktadır ve hepsi eşit oluşturulmamıştır. Sıfırdan yeni bir sistem uygulamak veya başka hangi seçeneklerin mevcut olduğunu  görmek istiyorsanız, hangi özelliklerin iyi doküman yönetim sistemi  için çok önemli olduğunu bilmeniz gerekir. Onlarca, hatta yüzlerce çalışandan oluşan bir ekibi yönetirken, ekibinizin etkili ve sorunsuz çalışmasını sağlayacak bir sistem, gün geçtikçe daha da önemli hale gelir.

Peki, ihtiyaç duyacağınız doküman yönetim sisteminin en kritik yönleri nelerdir?İşte en önemli olduğunu düşündüğümüz ilk 5 özellik:

Doküman İş Akışı Otomasyonu

Bu, zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacak bir doküman yönetim sisteminin en kritik özelliklerinden biridir. Bir dokümanı bir sonraki kişiye taşımak ya da e-postayla göndermek için manuel işlemlere güvenmek yerine, iş akışı otomasyonu ile,  dokümanlar otomatik olarak bir sonraki yerde olmaları gereken yere yönlendirir. Belirli bir doküman hakkında gerçek zamanlı bilgileri de görebilirsiniz.

@@375@@

Bulut Tabanlı Depolama

Bulut tabanlı depolama, birkaç nedenden dolayı kritik bir özelliktir. Doğal bir felaket durumunda zarar görebilecek fiziksel depolama sunucuları, işletmenizin çalışması için ihtiyaç duyduğu bazı kritik dokümanları kaybedebileceğiniz anlamına gelir. Bulut tabanlı çözümlerde bu mümkün değildir. Ayrıca, ekibiniz buluttaki dokümanlara kolayca ve her yerden erişebilir ve çalışanlarınıza mobilite özgürlüğü verir.

Sürüm Kontrolü

Ekibinizle bir doküman üzerinde işbirliği yaparken, e-posta veya paylaşılan bir sürücü kullanmak onu kesmiyor. En güncel sürümün ne olduğu ile karıştırmak kolaydır, bu da gecikmelere ve zaman kaybına neden olur. Önde gelen bir doküman yönetim sistemi sayesinde, tam sürüm kontrolünü görebileceksiniz, izleme yapabileceksiniz ve hatta önceki sürümleri bile görebileceksiniz.

@@297@@

Önce Güvenlik

Hassas verilerinizin saldırıya uğramasını istemezsiniz veya tüm çalışanların ayrıcalıklı bilgilere erişmesini istemezsiniz. Bu yüzden mümkün olan en iyi güvenliği sunan bir doküman yönetim sistemi istiyorsunuz. doküman yönetim sisteminiz için, yalnızca uygun erişime sahip kişilerin kritik dokümanları görüntülemesini, paylaşmasını veya düzenlemesini sağlayan kural tabanlı güvenlik sunması özellikle önemlidir. 

Aranabilirlik

Dosyalama dolaplarını incelemek ya da paylaşılan sürücünüzün labirentinde gezinmek için çok fazla miktarda zaman geçirdiniz. Yeni bir doküman sistemine, EBYS, yatırım yapıyorsanız, ihtiyacınız olan bilgiyi hızla ve zahmetsizce bulabilmek istersiniz.Meta verileri, tarihi, doküman türünü ve daha fazlasını kullanarak dokümanları aramayı kolaylaştıracak bir sistem istiyorsunuz!

Güncel süreçler, yazılımlar ve fiziki kağıtların dağlarını yeterince yaşadıysanız, bilgi bulmayı her zamankinden daha kolay ve daha güvenli hale getirecek modern bir doküman yönetim sistemine geçmenin zamanı geldi.