Kategori : Randevu Takip ve Planlama Programları

1. Kısım: Randevu takip ve planlama programının beş ana fonksiyonu

2. Kısım: Randevu takip ve planlama programının yararları

3. Kısım: Randevu takip ve planlama programını satın almadan önce değerlendirilmesi gerekilen beş temel faktör

Randevu takip ve planlama programı mütehassısların ve organizasyonların randevu ve rezervasyon planlamalarını kolaylaştıracak bir sistemdir. Randevu ve rezervasyon yazılımları olarak da adlandırılan randevu takip ve planlama programlarının beş ana fonksiyonunu aşağıda görebilirsiniz.

1.KISIM

Müşteri randevu planlaması

Müşterilere işletmenizde veya kuruluşunuzda çalışan personel ve uzmanlarınızın çalışma takvimlerini sunarak, onların randevu oluşturmalarına yardımcı olur.

Personel yönetim ve planlaması

Yönetimin personellerin çalışma takvimlerini gerçek zamanlı izlemesini ve takvim üzerinde tam kontrol edinmesini sağlar.

Hatırlatma sistemi

Müşterilerin aldığı randevuları hatırlatmak amacıyla e-posta ve mesaj yoluyla bildirimlerde bulunmanıza yardımcı olur.

Planlama yönetimi

Çalışma takviminizi kolayca düzenleyip(randevular, toplantılar vb.) farklı konumlardaki çalışanlarınızla eş zamanlı olarak paylaşmanızı sağlar.

Gerçek zamanlı kontrol

Müşterilerinizin randevu taleplerini gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilir; istekleri anında kabul veya reddedebilirsiniz.

2.KISIM

Randevu takip ve planlama programının yararları şunları içerir;

Yeni ve devamlı müşteriler kazanmanıza yardımcı olur

Randevu takip ve planlama programını, sizin ve müşterilerinizin kolayca randevu planlamasını sağlar. Müşterileriniz sizin ne zaman müsait olduğunuz bilgisine anında ulaşarak, zaman kaybetmeden randevu oluşturabilirler. Böylelikle her iki taraf için de deneyimi artırabilirsiniz.              

Randevu planlama sistemi sayesinde iş saatlerinin beklenmesine gerek kalmadan herhangi bir zaman diliminde randevu alımı gerçekleştirilebilir.

Gelir düzeyinin artmasını sağlar

Randevu planlaması tamamıyla otomatik hale geldiğinde çalışanlarınız zamanını ve odağını daha fazla müşteriye yöneltebilir. Böylece günlük gelirinizde önemli oranda bir artış meydana gelir.

Personellerinizin çalışma verimlerinin artmasına yardımcı olur

Çalışanlarınızın birden fazla müşteriyle meşgul olduğu yoğun saatlerde randevu takip ve planlama programı olmadan çifte randevuların da kaçınılmaz olduğunu unutmayın. Bu durum sadece müşterilerinizi hayal kırıklığına uğratmakla kalmayıp verimliliğinizin düşmesine de sebep olacaktır. Otomatik bir çözümleme ile randevularınızı ayarlarken ya da herhangi bir sebepten dolayı yeniden planlarken, randevuların çakışmasını da önleyebileceksiniz.

Kaçırılan veya unutulan randevuları en aza indirir

Randevu planlama sisteminin akıllı algoritma tasarımı, müşterilere yaklaşan randevuları hakkında otomatik olarak e-posta veya kısa mesajlar gönderilmesini sağlar hatta bazı yazılımlar bu yolla müşterilerin yaklaşan randevularını onaylamasına izin verir. Böylece kaçırılan veya unutulan randevuları en aza indirir.

3.KISIM

Randevu takip ve planlama programını satın almadan önce değerlendirilmesi gerekilen beş temel faktör

İşletmenizde kullanacağız ideal çözümü bulmak için bazı işlev ve özellikleri göz önünde bulundurmalısınız. İşte değerlendirmeniz gereken beş temel faktör:

1-Basit arayüzlü bir randevu oluşturma sayfası

Kuruluşunuzda başarıyı yakalayabilmek için müşteri olma potansiyeli olan insanları aktif müşterileriniz haline getirebilmelisiniz. Müşterilerinizle ilgilenirken rahat rezervasyon imkanı sunmak geri dönüş açısından önemlidir. Genelde müşteriler sayfanıza girdiklerinde randevu alma konusunda ne kadar ciddi olsalar da rezervasyon sırasında zorluk ve sorunla karşı karşıya gelirlerse bu onları başka basit kanallar aramaya iter.

Bu yüzden hızlı ve basit bir randevu takip ve planlama programı seçmek oldukça önemlidir.

Randevu takip ve planlama programı, rezervasyon sayfası;

• Dinamik bir rezervasyon sistemini barındırmalı
• Kusursuz ve profesyonel bir görünümü olmalı
• Mobil cihaz ve tabletlere uyumlu olmalı

2-Kaliteli bir raporlama ve analiz sistemi

İşletmenizin gelişimi ve kontrolü için birtakım istatiksel veriler hakkında bilgiye sahip olmalı ve onları takip etmelisiniz. 

İşte onlardan bazıları;

• Müşterilerinizin memnuniyet derecesi
• Rezervasyon oluşturma sıklığı
• Randevu için tercih edilen zaman dilimleri
• Diğer müşteri istatistikleri

Bu gibi istatistiklerle herhangi bir olumsuz durum önceden tahmin edilebilir hale gelir ve değişiklik yapmak sizin için kolaylaşır. Randevu takip ve planlama programınız kaliteli bir raporlama ve analiz sistemini içermedikçe bunu sağlamak oldukça zordur.

 Müşteri hizmetleri yazılımını da içinde barındıran bir randevu planlama programı, anlamlı müşteri raporları elde etmenizi sağlar.

@@382@@

3-Otomatik bir planlama programı

İşlerinizin fazla zaman almasını önleyerek daha fazla rezervasyon almanıza yardımcı olacak bir randevu takip ve planlama programı mı arıyorsunuz? Bunun için otomatik bir planlama programı edinmek oldukça işe yarayan bir çözümdür.

Planlamalarınız ve randevu bildirimleriniz otomatik hale geldiğinde kaçırılan randevular minimuma inerken işletmenizin toplam kazancında artış elde edersiniz. 

Otomatik bir planlama programı şunları içermeli;

• Anlık onay sistemi
• Otomatik randevu hatırlatıcıları
• Otomatik istek görüntüleme

4-Özelleştirilmiş program

Müşterileriniz ne zaman hizmet alacakları konusundaki bilgiyi randevu planlama yazılımı aracılığıyla alırlar. Bu sistemin sorunsuz bir şekilde işlevini yerine getirebilmesi için yazılımın programınıza entegre olması gerekir. Bu özellik yazılımın rutinlerinizin kodlayarak kusursuz bir rapor oluşturmasını sağlar.  Ayrıca bazı özelleştirilmiş yazılımlar müsait olma durumunuza göre bildirimlerde bulunarak randevu planlamasına yardımcı olur.

Çalışma takvimlerinizle uyumluluk sağlayabilecek araca sahip olan bir randevu takip ve planlama programını değerlendirmeye alın.

5-Kişiselleştirilmiş planlama opsiyonları

Bir randevu takip ve planlama programının tasarımı organizasyonunuzun ihtiyaçlarına odaklı, etkili ve kusursuz olmalıdır. Her kuruluşun farklı ihtiyaçları ve istekleri vardır. Bu yüzden yazılımın özelleştirilebilmesi oldukça önemlidir. 

Örneğin; kesin randevular ile çalışmak yerine rezervasyon sistemi kullanmak istiyorsunuz, o halde seçeceğiniz yazılım buna uygun olmalı. İşte bazı planlama ihtiyaçları;

• Ödeme seçeneklerinin basit ve kolay ulaşılabilir olması
• Planlamadaki harcamaların minimum olması
• Planlama süresinin aza indirgenmiş olması

Göz önünde bulundurulması gereken diğer özellikler;

• Zaman yönetimi konusunda etkili
• Fonksiyonel bir çalışma takvimi
• İletişim bilgilerini barındıran bir sistem

Doğru bir randevu takip ve planlama programı bir kuruluşun en önemli araçlardan biridir. Sizin için en uygun olan mükemmel programı bulma konusunda yukarıda paylaşılan listeler size önemli ölçüde yardımcı olacaktır.